Skab rummet – en dag om feedback

Med udgangspunkt i sin bog Meetback fortæller FUs associate Kim Fogh om at give feedback. Det brugte FU til at skabe husets egne regler om feedback internt.
Hvordan giver I hinanden feedback på din arbejdsplads? Det tænker I måske ikke så meget over, og det gjorde vi heller ikke på FU – før Kim Fogh kom forbi… Så fandt vi tid og rum til at få afklaret, hvordan vi egentlig ønsker at bruge og give hinanden feedback

”Vi vil gerne præstere på arbejdet, men så kommer der forhindringer på grund af adfærd fra enten kolleger… eller en selv.”

Sådan indledte Kim Fogh, som er en af FUs associate, da han var inviteret til at facilitere en proces om feedback på FU.

Dagens mål var, at alle medarbejdere i fællesskab skulle blive enige om 3 regler for den fremtidige feedback, medarbejderne giver hinanden på FU. Det lød som noget af en stor mundfuld, at så mange mennesker skulle blive enige om så få regler...

 

”Feedback er et tveægget sværd, selvom det måske er en berettiget og konstruktiv feedback,” forklarede Kim Fogh:

”Man kommer hurtigt til at gå i forsvar og sige noget som: Ja, det er heller ikke længe siden, du selv gjorde lige sådan, som DU lige nu står og siger til mig, at JEG gør forkert.”

For at demonstrere attituden, lagde han armene over kors.

Her ses 3 "speeddatende" kolleger fra FU, som er i gang med at fortælle deres egne regler om feedback

Denne tendens til at lukke i, i stedet for at modtage feedbacken, kan ifølge Kim Fogh være fordi, man oftest får feedback på, hvad der er gået galt – og alt for sjældent på, hvad der er gået godt.

En af faldgruberne i klassisk feedback kan også have en tendens til at indeholde vurderinger og fortolkninger, og ifølge Kim Fogh skal begge sættes på parkeringspladsen, for ellers kan det ende i rene gætterier.

Men hvis vi som virksomhed giver medarbejderne en ramme for, hvordan og hvornår vi giver feedback, er det en måde at udvikle både virksomheden og medarbejderne på. 

 

Kim Fogh udgav i 2016: "Meetback© – mød dig selv gennem andres feedback",
som beskriver en konstruktiv feedback-metode.
Læs
artikel om metoden her (PDF)

 

Mine regler, dine regler, vores regler

Der var tempo på dagen, og inden medarbejderne kunne nå at tænke på, hvor svært det ville blive at finde 3 fælles regler for så mange mennesker på så kort tid, satte Kim Fogh alle i gang med at skrive deres 3 egne regler ned på et stykke papir. Og indtil videre kunne vi tage det roligt, for vi skulle slet ikke være enige om noget endnu…

For først skulle vi ”speeddate”!

Speeddatingen betød her, at vi hele tiden skulle finde sammen i grupper af 3, hvor vi udvekslede, hvilke regler der stod på vores papir. Efter et kort tidsrum skulle vi hver især finde 2 andre kolleger og gøre det samme igen. Og det gentog vi nogle gange.

Til sidst havde alle medarbejdere markeret, hvordan de mente at reglerne kunne kombineres. Kim Fogh hjalp direktør Søren Laursen og chefkonsulent Pernille Bech Hansen med at hitte rede lapperne...

Undervejs hørte vi måske nogle regler fra andre, som vi egentlig syntes var bedre end vores egne. Og så måtte vi skifte vores egne regler ud eller tilpasse dem, inden vi fandt 2 nye kolleger at dele regler med igen.

Næsten ingen endte med præcis de 3 samme regler, de var startet ud med. Så vi lod os altså flytte og bevæge i takt med, at vi talte med flere og flere kolleger.

Kampen om de 3 vigtigste regler

Derefter startede en ny proces, hvor vi nu skulle blive enige med kollegerne om, hvad der var de 3 vigtigste regler. Rent praktisk foregik det sådan, at vi først i grupper à 4 fik 8 minutter til at blive enige om 3 regler. Det vil sige, at vi ikke bare skulle flirte med hinandens regler som under speeddatingen, men i stedet battle og kæmpe, hvis der var en regel, vi ønskede at holde fast i for at bringe den videre.

For hver gang, der var gået 8 minutter, skulle hver gruppe koble sig sammen med en anden, så antallet i gruppen hele tiden blev fordoblet – og så startede processen forfra. Det mest bemærkelsesværdige var, at selvom vi alle havde forskellige regler og brugte forskellige ord, var der store fællestræk, som hele tiden blev mere og mere tydelige, efterhånden som gruppen blev større og større.

Bum!

Sådan giver vi feedback på FU

  1. Skab rummet! – timing & fælles accept

  2. Vær konkret med fokus på udvikling & læring

  3. Sig det, så jeg føler, at du vil mig det bedst – så lytter jeg åbent

Snart var der kun 2 grupper tilbage, og da de slog sig sammen, blev vi igen én stor gruppe, som da vi havde startet dagen in plenum. Men med den forskel, at nu var vi alle sammen klar til at blive enige om de 3 endelige og endegyldige regler om feedback på FU.

For nu var vi altså et sted, hvor det med at finde 3 fælles regler – og kun 3 – slet ikke virkede så uoverskueligt, som da vi startede dagen.

Kim Fogh skal have æren for, at det gik så godt, og han styrede os også elegant igennem den afsluttende afstemning – og i løbet af ganske kort tid… ja, så havde vi faktisk fundet vores 3 regler, som vi hver især kunne skrive under på og have med os i hjertet – også når dagen var slut.

Du kan læse dem i boksen "Sådan giver vi feedback på FU".

Som om dette ikke var nok indhold til en hel kursusdag, så var der også et afbræk midt på dagen, hvor vi arbejdede i workshops med forskellige emner, som havde noget med FU som hus og arbejdsplads at gøre. Her kunne vi også øve os i at give og modtage feedback.

Så det var en dag med gang i – fra start til slut.

Og så fint, enkelt og overskueligt kom det til at se ud - efter en intens dag. Her fremlægger administrerende direktør Søren Laursen dagens resultat.

 

Skrevet af Berit Jørgensen