Kunsten at give feedback

Af chefkonsulent Bjarne Klitgård Hallstrøm

Anerkendende og styrkebaseret feedback

Som tommelfingerregel skal du altid give anerkendende feedback, da det skaber en positiv ramme for udvikling. Du skal fokusere på alt det gode, som din kollega eller dit team gør. 

Anerkendende feedback gør modtageren bevidst om sine styrker, så han lettere kan bruge dem i andre sammenhænge og tør kaste sig ud i nye opgaver. Hvis feedback-modtageren tror på, at hans indsatser som udgangspunkt bliver anerkendt, holder han sig ikke tilbage fra at prøve noget nyt, lave et forsøg eller gøre en ekstra indsats.

Forskning viser, at man har størst potentiale for at udvikle sine styrker. Undersøgelser fra Gallup demonstrerer i tal en række forbedringer, når man anvender styrkebaseret udvikling. 

Samtalediamanten – brug dette værktøj

Samtalediamanten er en udbygning af den dialogiske feedbackmodel. Den sikrer, at både feedbackgiveren og -modtageren skelner mellem iagttagelse, oplevelse og fortolkning, inden man taler om konkrete forslag.

Modellen lægger vægt på at:

1. skelne mellem sag og person.
2. feedbackgiverens oplevelse helt og holdent er set gennem hans synsvinkel og derfor ikke er sandheden.
3. skelne tydeligt mellem iagttagelse, tolkning og vurdering.
4. lægge op til en dialog om det emne, der er genstand for feedbacken.

Samtalediamanten indeholder spørgsmål, som kan hjælpe dig med at finde ud af, om feedbackmodtageren løbende opfatter din iagttagelse, oplevelse og fortolkning på samme måde som dig.

Dialogen er interessant, fordi det er der, hvor man lærer af det, der er sket. Du bør derfor som feedbackgiver altid afslutte dine fortolkninger med et spørgsmål, som giver dig mulighed for at vurdere, hvilket forslag der efter din mening vil være det bedste at give i situationen.

Den sidste fase i samtalediamanten er forslag. Feedbackgiveren præsenterer sit forslag med baggrund i sin iagttagelse, oplevelse og fortolkning samt den dialog, der er foregået omkring situationen.

Vi har ret − og ofte også pligt − til at forholde os til kollegaers, lederes og medarbejderes adfærd og handlinger. En feedbackmodtager kan netop have glæde af at vide, hvordan hans handlinger virker på andre mennesker.

En god dialog kræver en jævnbyrdig situation, hvor parterne møder hinanden i øjenhøjde og udviser respekt for hinandens synspunkter og styrker. Det skal man som leder være særligt opmærksom på, da en dialog mellem leder og medarbejder pr. definition er en asymmetrisk kommunikationssituation. Styrkebaseret feedback er derfor også den letteste metode, idet den asymmetriske situation bliver vendt til noget positivt. 

Giv konkret og præcis feedback i en tryg situation

Samtalediamanten hjælper dig med at give konkret og præcis feedback, der først og fremmest tager udgangspunkt i, hvad du ser eller hører, og hvilken oplevelse det giver dig. 

Hvis der er behov for det, kan du knytte din egen fortolkning og vurdering på og muligvis komme med et forslag. Men hvordan tilbyder du din feedback, så modtageren har lyst til at høre på den?

Kunsten at give feedback

Hvis både du som afsender og din modtager skal få det bedste resultat ud af feedbacksamtalen kræver det, at feedbackmodtageren forstår budskabets indhold og karakter. Du skal derfor være opmærksom på din kommunikation og sørge for at følge op på jeres eventuelle aftaler. 

Derudover bør du evaluere din egen præstation efter forløbet, så du kan bruge din læring til efterfølgende samtaler, så du bliver bedre og bedre til at give feedback

Her er nogle gode råd til dig:

Øvelse: Hvilket forslag vil du vælge?

Nedenfor ser du et eksempel på en dialog, hvor feedbackgiveren er i gang med at give feedback til feedbackmodtageren. 

• Hvilken grad af forslag vil du som feedbackgiver anvende til at præsentere dit forslag til feedbackmodtageren i denne situation?

Du kan bruge alle grader af forslag, men som du sikkert selv har mærket under øvelsen, vil din opfattelse og dermed reaktion som feedbackmodtager i situationen variere i forhold til graden.

Et forslag i form af et påbud vil i denne situation være det mindst rigtige at gøre brug af. Når du giver dit forslag, er det vigtigste, at du har gennemtænkt dit valg. Du skal vurdere dit (for)mål med din feedback – og derudfra vurdere graden.

Husk, at det er din subjektive vurdering, og at det er vigtigt, at du giver feedbackmodtageren mulighed for at indgå i en dialog om dit forslag. Bruger du samtalediamanten, vil den netop hjælpe dig med at huske dette.

Øvelse gør mester

For at blive god til at give og modtage feedback er det vigtigt, at du bliver ved med at træne det.

Denne artikel er udviklet til et nummer af nyhedsbrevet Nyt om Salg, kommunikation og personlig udvikling. Vil du også modtage de kommende artikler om Feedback, kan du tilmelde dig her.